Workflow unter Lotus Notes

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In Zeiten der fortschreitenden Globalisierung wirtschaftlicher Aktivitäten ist es für jede Unternehmensleitung unabdingbar dafür Sorge zu tragen, dass die Prozesse im eigenen Haus mit der größtmöglichen Effizienz ablaufen. Das gilt selbstredend nicht nur im Bereich der eigentlichen Wertschöpfung, nämlich bei den Produktionsprozessen, sondern ebenso bei allen unterstützenden Arbeitsabläufen in Verwaltung, Verkauf, Einkauf, Marketing und Service.

Ohne eine geeignete Software ist die Steuerung von Arbeitsabläufen in modernen Unternehmen nicht mehr denkbar. Eine dieser Lösung heißt Lotus Notes Workflow. Dieses Softwaremodul, das in die IBM Datenbank Lotus Notes als Client integriert wird, verwaltet komplexe Arbeitsabläufe inklusive einer automatisierten Vertretungsregelung. Dadurch wird gewährleistet, dass Prozesse nicht unterbrochen werden, wenn Mitarbeiter, aus welchen Gründen auch immer, ihre Aufgaben vorübergehend nicht wahrnehmen können. Lotus Notes Workflow umfasst das ganze Spektrum gewerblicher Aufgabenstellungen. Ob es die Rechnungsstellung betrifft oder die Verwaltung von Investitionsgütern, die Personalverwaltung oder das Controlling. Diese Datenbanksoftware mit Workflow Funktionalität steuert die zu erledigenden Arbeiten durch eine intelligente Dokumentenlenkung und überwacht die Einhaltung von Terminen. Lotus Notes Workflow erinnert selbstverständlich an näher rückende Termine, so wie man es von einer modernen Software erwarten darf.

Die Übersetzung von Dokumenten in beliebige Sprachen erleichtert das „global playing“ ungemein, und zwar ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Die „Language-Configuration-Technology“ macht´s möglich. Auch wenn die englische Sprache im internationalen Geschäftsverkehr mehr oder weniger gut verstanden wird, so hilft es doch Fehler zu vermeiden, wenn Mitarbeiter, wo auch immer auf der Welt, die für sie relevanten Informationen in ihrer Muttersprache via eMail übermittelt bekommen. Es versteht sich von selbst, dass Lotus Notes Workflow auch in der Lage ist, Organisationsstrukturen und Prozessabläufe grafisch darzustellen. Komplexe Zusammenhänge können somit übersichtlich präsentiert werden. Ein weiterer Aspekt für die Verwendung einer Software wie Lotus Notes Workflow ist die Tatsche, dass die mittlerweile fast obligatorischen Qualitätsmanagementsysteme gewisse Standards in Bezug auf die Verwaltung von prozessrelevanten Dokumenten und deren Lenkung voraussetzen.

Natürlich ist es notwendig und möglich, die Funktionen der Software and die spezifischen Notwendigkeiten des eigenen Unternehmens anzupassen. Die Strukturen und die Aufgabenverteilung innerhalb der Company werden in der Datenbank hinterlegt und sind frei konfigurierbar. Die Vergabe von Zugriffsrechten auf die einzelnen Informationen ist administrativ steuerbar.

Im Übrigen ist Lotus Notes Workflow auch kompatibel zum Betriebsystem Linux.